- NEWS最新消息
NEWS最新消息
2022/10/01
品管圈常見問題(一)---主題命名要如何寫 作者：陳伯陽
從品管圈(團結圈)比賽的資料，發現這幾年改善主題的命名方式有愈來愈跟傳統命名方式背離的現象。我不評論對錯，只在此提出來我的看法，歡迎朋友們提供意見討論。
傳統的命名原則是主題名稱要淺顯易懂的敍述要做什麼？達到什麼目的？因為品管圈的活動是應用在一般的改善活動，選取的問題都不是企業內戰略性高度的問題，也不是研究創新的問題，這些問題我都建議用較高階的專案管理邏輯去處理。所以不論是問題解決型、課題達成型，甚至後來提出的預先防範型，品管圈主題的名稱要適合企業內員工的理解，很容易看出來要改善什麼，用什麼標準來看有無改善。
以前的寫法順序為：動詞 ＋ 改善的主體 ＋ 管理指標。動詞通常用降低、縮短、提高或導入、建置等；改善的主體可能是人員、機械、來料、方法(流程)、環境或資訊系統等；管理指標是為了證明有達到改善目的所選取的衡量標準，可能是不良率、時間、次數或評比分數等。例如：問題解決型寫法是降低(縮短或提高) ＋ 來店客人 ＋ 候餐時間。以及課題達成型寫法是導入 ＋ 藥房某系統 ＋ 達到預期的系統穩定度。
這幾年的寫法出現以下現象，以及我的看法：
1. 把對策或方策寫在主題中
如果把對策或方策寫在問題解決型和課題達成型的改善主題中，會有時間邏輯的問題。因為主題是在剛開始的步驟訂定的，對策或方策的產生是在中間的步驟，所以不會一開始就知道了。例如主題中寫成「導入點餐系統」以降低客人點餐時間，「導入點餐系統」是圈活動的對策。
有些圈員會表示活動對策或方策是主管在圈活動開始時就指定了，這種題目就適合將對策或方策寫在改善的主體，使用課題達成型或對策實施型，聚焦在如何把對策或方策做好。例如導入＋點餐系統＋在12月1日上線。改善的主體從客人變成點餐系統，所以最後的管理指標也要改變。
另一個原因可能是圈員想把圈活動資料投稿論文期刊，所以用論文主題的寫法。我覺得兩者其實不衝突，因為要投稿發表的內容會比圈活動的內容多一些項目，兩者的題目可以不同的。
2. 題目寫成宣傳式的用語
如果把題目寫成很像宣傳廣告的用語，固然可以表達該主題的「願景」，但是會有管理指標(衡量指標)選擇錯誤的問題。例如主題中寫構建美好家園提高居民滿意度或節能減碳愛地球降低排氣量。「美好家園」和「節能減碳」如果是改善主題的「直接目的」，就要先定義它們的衡量標準，居民滿意度和排氣量只是其中的一小項指標。
這種寫法常見於大型的品管圈競賽，參賽者彷彿希望他們的主題可以博取評審眼球，但反而常會發生所謂的雷聲大雨點小，改善內容讓評審大失所望的情況。
3. 主題中自創名詞來取代管理指標
主題中的管理指標是企業中常用的衡量指標，是中性且較少情感波動的名詞，例如失誤率。如果把管理指標用情感性詞語取代，雖然引人注目但反而會讓圈外的人不容易理解。例如將火焰溫度最高點寫成激情點。
這種寫法跟一些報章的寫法很像，會故意用一些可愛的、挑逗的、衝突的等方面的詞語來增加吸引力，但對於文件標準化和平行展開會造成困擾，因為圈活動是一時的，但公司制度管理指標不適合因此將火焰溫度最高點寫成激情點。
4. 主題中寫明了要採用的工具手法和理念
在一些由較高職級員工組成或跨單位改善的題目中，會運用一些較難的工具手法來達到更好的成效，圈員也會把這些工具手法寫在主題中，例如運用FMEA降低某流程錯誤率。隨著管理技術教育的普及，愈來愈多圈員知道去應用這些高階的管理工具和手法，其實是個可喜的現象。
另外也有一些改善是基於一些新的理念而產生，圈員在主題中一開始就點出這些理念模式。例如基於預防重於治療理念構建XXX系統達成XX管理指標。這類的寫法要注意將理念模式的定義和衡量指標講清楚，不要落入上述第2項宣傳式用語的寫法。
結語：
品管圈(團結圈)的活動精神是讓員工運用團隊力量來解決周遭的問題，並在過程中得到個人觀念、知識和技能等方面的成長。所以選取的題目沒有大小之分，永遠給自己的團隊一點挑戰性但也不用好高騖遠去追求或是吹噓成大主題。
所以務實地描述改善的主題，確實的執行改善步驟，才是真實反映圈活動的意義。相信公司的高層人員也不願意看到圈活動培養了圈員浮誇的風氣。