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2023/02/09
TQM傳教士：景氣不好培訓浪費錢？3個關鍵沒做好錯失成長機會？ 作者：陳伯陽
培訓工作在企業是雞肋？
企管顧問公司舉辦春酒聚餐，邀請了許多來自其他顧問公司的好朋友，席間聊到今年培訓市場的發展，因為企業界普遍認為景氣會不好，所以刪減了培訓預算。
有顧問就感慨，「景氣好的時候，企業員工忙著工作，沒有時間受訓；景氣不好的時候，企業老闆想著省錢，沒錢讓員工受訓。培訓工作在企業愈來愈像雞肋，食之無味棄之可惜。」在許多企業經營者眼中，邀請外部講師來上課是純粹花錢的項目，不抱任何投資回收的期望，很多顧問也只能強調培訓部屬是企業績效的前行指標，至於何時可以看到培訓績效，沒人可以打包票。
台灣宣導員工是企業的資產，重視企業勞工培訓的觀念已經很多年，難道對企業經營者沒有任何影響嗎？其實很多企業經營者或主管不覺得刪減培訓預算跟重視企業勞工培訓有衝突，因為刪減的預算通常是那些顧問公司推薦，但得不到績效保證的課程。所以這個是缺乏遠見的想法嗎？對企業有什麼影響？
軟實力的培訓最容易受影響而刪減
員工到底需要接受什麼培訓，才可能成為企業的資產，而不僅僅是費用？各種員工職能培訓的分類方法對非人資專業人員不容易理解，我用近幾年媒體流行的硬實力和軟實力說法來說明。硬實力是指和崗位工作操作程序直接相關的能力，這部分的績效容易評量，而且又符合多數人對能力的認知，認為是職場工作的必備。軟實力是指和個人的觀念、態度、知識或團隊技能有關的能力，這部分的績效不容易評量，是近幾十年才興起說法，愈來愈多的專家指出軟實力是企業在產業競爭中，殺出重圍的重要競爭力。
硬實力的培訓通常由資深人員擔任講師，例如示範機台、電腦操作，解說行政流程等，效果受到主管的信任，員工個人受訓時數比較不會受預算影響。軟實力的培訓，例如邏輯思考、溝通、團隊合作、自我管理行為等，因為很多人仍覺得這些能力只限少數崗位需要或跟個人的經驗性格有關，而且即使請了外部顧問講師，培訓效果也不明顯，所以容易受各種因素影響縮減培訓時數。企管顧問談到的培訓預算刪減，通常指的就是這部分軟實力的培訓。
軟實力對企業的重要性，媒體上已經有很多專家提出各種說法，我在前一篇文章<<員工很努力但能力不足，急著讓公司成長的經理人該怎麼做？>>也提到台積電為了確保組織變革和轉型等策略的成功，重新分類「員工職能」，把許多軟實力變成所有員工必備的「核心能力」，並大力進行培訓提升能力。所以本文聚焦在員工軟實力課程，為何沒有立即的效用，贏得經營者信任呢？
提升軟實力課程效果的培訓方法
台積電的TQM專案曾經對此問題進行研究，發覺原因是培訓人員用辦理硬實力課程的方法來規劃軟實力課程，導致課程效果和企業經營者對軟實力的期望脫鉤。以下舉例三個最需要注意的做法。
1. 課程要連結企業的重要計畫
培訓單位收集到的軟實力課程需求，有些是跟上級的重要計畫有關，有的是跟主管日常管理的問題有關，例如員工很被動、推諉卸責、沒有問題意識等。日常管理的問題很多已經是企業文化的問題了，不是純粹靠上課可以解決，要把軟實力的課程先聚焦在支援重要計畫上。
各單位提出課程需求時要說明上課目的，培訓計畫也要從一年計畫改為半年或每季計畫，隨著公司實際情況修改，讓課程的效果可以在計畫的實施過程中得到驗證，主管就會覺得培訓對他單位的績效有幫助。
2. 要支持員工軟實力平均水準的持續成長
員工軟實力的平均水準是支持企業不斷成長的要素，資深員工的軟實力不見得比新進員工好，例如工作態度、服務觀念、創新能力、解決問題的能力等。培訓人員要能掌握現有員工除了操作技能外的軟實力水準。
軟實力水準的資料來源有些是從主管的日常管理問題，有些從改善活動的指標分析，有些是從客戶抱怨的內容和員工的問卷調查等，分析資料後得到需要的課程重點或課程名稱。
找老師前要請主管跟應受訓的學員先討論如何將課程知識應用到日常工作，再將應用方法相近的學員組成同一上課梯次，尋找合適的老師並跟老師討論上課的方式。讓課程的內容跟實務結合，單位主管就能感受到員工軟實力平均水準提升所帶來的好處。
3. 培訓要多元多次的反復實施
軟實力培訓的實施方式不是只有課堂上課，還要包含參與各種活動和主管或資深人員日常工作上的管理。所以要把講師、各種活動的推行人員和主管或師兄姊都整合成一個培訓系統。課程內容要講求實用，不貪多，時常複習。養成對同一堂課的知識不斷鑽研學習，彼此分享應用經驗的習慣。
例如企業要導入ISO認證，也是一個很好的培訓時機。重點不是只有通過認證，還要關注員工可以學習到什麼？如何學？所以認證活動不是少數人熬夜做書面資料，而是安排員工成立團隊接受訓練畫出自己工作的流程圖，檢討沒有標準化的地方，標竿學習條文所介紹的「管理實務」，並且能夠配合稽核人員的抽測，清楚簡報自己工作的內容。當企業通過認證時，得到的不是只有一張證書，而是確認了所有相關員工都能清楚的說明自己做什麼(說到)？知道如何把這些工作變成傳承的知識(寫到)？知道如何檢討自己有沒有做好工作要求(做到)？一次次的稽核就帶動員工軟實力的提升。
結語：
媒體上常會有知名企業員工分享工作經驗，也有許多專家教導各種職場生存的技能，鼓勵企業引進一些管理方法，例如精實管理、OKR管理等，這些大都需要仰賴員工的軟實力。從他們分享的內容可以看出來這些軟實力不是上一次課就能具備，很多是要經過經驗的累積。
景氣好的時候，員工可能忙得沒空學習，景氣不好的時候，員工比較有空閒，正是學習這些軟實力的知識，開展各種實踐經驗的好時機。然而我在成為企管顧問與許多企業接觸後，發覺培訓單位長期錯誤的培訓方法，讓經營者誤以為軟實力的培訓看不到績效，而且會很花錢，因而不重視軟實力的培訓，錯失了很多提升員工軟實力的機會。
如果企業的培訓預算非常有限，與其零星的進行少數軟實力課程，不妨集中預算培訓企業中與培訓有關的人員，學習台積電的做法，先提升培訓人員和內部講師的能力，再由這群人替公司規劃投資報酬率最高的培訓計畫。培訓絕對是項專業的工作，專業的事就要交給專業的人來做，這樣才能少走彎路。