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2024/08/01
品管圈常見問題(十三)---品管圈活動不要閉門造車，要持續提升功力 作者：陳伯陽
七月份，由財團法人中衛發展中心主辦的台灣持續改善競賽(以前稱為「全國團結圈活動競賽」)，已經完成北、中、南三個推行區會的選拔發表會，接著即將展開到企業的現場評審。這些參賽的企業大部分是有多年參賽經驗，我因為連續幾年擔任評審，而且保留了以往的評審內容，對比這些參賽者的表現，從中發現了一些值得思考的事情。
1. 改善的功力沒有歷代累積和進步
品管圈活動重視圈歷史，除了希望持續改善外，更希望歷屆圈員功力的累積進步。然而許多改善隊伍很明顯的只是沿用以前參賽的格式，改善的手法、工具應用的方式沒有明顯進步，甚至過去被評審指正過的錯誤，仍然複製性的發生。這種現象令人遺憾，表示這企業的品管圈活動的功力一直在原地打轉，老的圈員能力沒有進步，新的圈員也沒有從輔導員或老圈員處得到功力的傳承。
2. 改善的對策沒有向同業或異業先標竿學習
我因為平常講課時會用實際案例來說明改善工具的應用，所以對各企業品管圈採用的創意和改善對策內容特別注意。品管圈活動的題目通常選的是比較重要、主管關心的問題，而這些問題在許多企業都有類似情況發生，當我看到參賽者的題目很熟悉時，我總期望著看到與以往不同，更好的解決對策。
很可惜，多數參賽者沒有去參考中衛發展中心提供的歷屆品管圈競賽的資料庫，那裏面包含了30多年來遍及傳統製造業、科技業、服務業及醫療業，數百家廠商的問題解決方案。參賽者沒有透過標竿學習的方式，吸收改良別人的改善經驗，而是從零開始思考解決對策時，雖然透過團隊努力有達成某些成就，但錯過了更有效率達成改善目標的機會
3. 簡報發表的方式沒有多開眼界學習別人優點
品管圈活動的發表成績看似只佔一小部分，但發表方式、講者的表現和簡報設計的水準，很難說不會影響評審的最後總分。有些參賽者覺得改善內容比較重要，輕忽發表的準備工作，仍採用在公司內部對主管報告的方式來發表，雖然不能說不對，但肯定拿不到好的發表成績。
我在輔導企業品管圈活動時，常告訴圈員把上台台風練好，把簡報做漂亮，這也是一種職場重要的軟實力，因為品管圈活動不是只有解決問題，也可以來提升圈員面對大眾報告的能力。
在各區會的選拔發表會現場，我看到的是參賽隊伍忙著演練自己的發表內容，沒有關心、參考其他隊伍的表現，參賽者忘記了學習別人在有限時間，掌握重點而且精彩發表的技巧也是參加各種發表活動的重要收穫。
結語：
上述三個問題凸顯出參賽者只關注完成今年的競賽活動，沒有人負責企業品管圈功力的進步。意味著企業內部的推行人員可能只是扮演聯絡者功能，品管圈活動可能是各單位自行發展，然後應召參賽的狀態，缺乏逐年提升企業品管圈功力的計畫。
我輔導企業品管圈活動時，常跟推行人員提醒這種狀況的危險，最明顯的就是各單位獨自承受著提升改善功力的壓力，而這種壓力正是主管排斥品管圈活動或是圈員只是套用格式甚至在報告造假的原因。
企業的推行單位如果能把這些支援工作做好，品管圈活動應該是逐年愈做愈輕鬆，因為圈員的能力不斷提升，新進人員也有非常多的老圈員手把手教導，主管會體會到他個人的經驗能力比不過品管圈的團體智慧，所以會擁抱用品管圈來幫他解決部門的各種問題。
如果企業推行多年活動，仍覺得員工不會自動自發組圈進行改善，改善的績效比不過主管或少數資深人員的功力，建議不妨想一想，或許是推行方法和工作內容需要進行改善。