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2021/12/01
有關改良舊提案改善活動的作法 作者：陳伯陽
這幾年我在推廣創新型提案改善活動，這是取經於台積電改良舊型提案改善活動的經驗，保留舊提案活動的優點，增加可以塑造創新文化的功能。我因為過去在台積電負責這項改造專案，熟悉新舊型提案改善活動的設計精神，所以可以提供來諮詢的企業朋友，改良舊型提案改善活動或是轉型成創新型提案改善活動的作法。以下就是我與南部一家著名企業人員的問答。
問：提案改善活動每次推廣後都持續不久時間，然後隔一兩年又修改實施辦法重新推廣，算是屢敗屢戰，如何解決?
答：很多企業都有這個現象，一個原因是沒有短中長期各階段的目標和計畫，負責的人員只當聯絡人轉發上級命令和催促各項指標的作用，沒有需長期執行計畫，跟本身績效掛勾的當責心態。
另一個原因是推行人員輕忽這個活動的複雜性，不了解各項細節的設計精神，參考的通常是別家企業實施多年，改版多次的活動辦法，沒有了解整個從無到有發展的過程，直接囫圇吞棗的移植，所以就會有適應不良需不斷摸索修改的現象。
所以，我都建議活動的推行人員要找能當責的人，不要自己摸索，最好找顧問協助，依據企業目前的情況，制定適合自己企業的管理辦法。
問：提案改善活動在其他單位無法推行，變成只是製造部員工的活動。
答：舊型的提案改善活動常把重點放在提升品質和降低成本，限制只能提自己工作相關的內容，而且又要求當年度看到改善效益，很容易就變成侷限在製造部的工作改善上。
改變上述情況的方法很多，例如跟其他的活動結合，像5S，QCC，ISO等，或是開放可以提非自己工作相關的改善建議，都可以改善這個情況。如果採用創新型提案改善活動的理念，把提案當成是培養員工動腦創新的平台，主動提出問題懸賞來徵求改善建議，既能激發所有同仁參與的熱情，也可以引導同仁思考的方向，不會變成只盯著別個部門的小差錯上。
問：有些部門主管很排斥別部門提來的改善案，如何解決？
答：要給這些主管有裁量權，決定受不受理或是何時執行。但是推行單位要去檢討這些主管拒絕和拖延的理由，以及件數比例，同時要宣導內部客戶的觀念，讓主管們轉變態度，認同別人的參與意見不是惡意找麻煩，是對公司有利，進而主動去尋求別部門同仁的意見，而不是被動的拒絕。
問：如何讓高階主管重視提案改善活動？
答：舊型的提案改善活動規定員工提案範圍只能在既有的工作內容上，或是規定提案者要自己執行提案內容，隔絕了基層員工接觸公司方針以及新計畫的參與機會。如果能要求主管主動跟員工討論公司的方針策略，讓員工有貢獻智慧的機會，高階主管不僅能得到好的建議方案，也可以讓員工更清楚公司的策略方向，提案改善活動提供了凝聚共識，提高執行效率的作用。
問：工程師是否只要參加品管圈活動就好，不用參加提案改善活動？
答：提案改善活動是培養員工創意的基礎。許多企業在推行重要專案或是有類似品管圈的活動時，常困擾各項對策沒有創意，效果不佳。即使開課教導創意工具，也沒有明顯的效果。這是因為創意能力的培養不是一蹴可及，員工需要養成對周圍創新事物的敏感性以及動腦的習慣，才會慢慢利用學習到的創意工具去聯想改善方法。提案改善活動的最大作用就是讓員工時刻練習動腦解決問題，是專案和品管圈成功的保障。