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2025/03/01
人員能力培訓---企業從美國DOGE省錢行動所得到的啟發 作者：陳伯陽
美國川普總統上任後授權馬斯克查核政府各種花費浪費的情況，短短幾天內，馬斯克帶領政府效率部(DOGE)的六個年輕人，給出了令人震驚的發現。數十萬、數百萬甚至是千萬美元的浪費案件不斷被揭露出來，有些案件雖然說是該花錢卻花太多，有些是不該花的錢卻像送財童子般到處撒幣，有些已經可以聞到欺詐的味道，例如接受社會福利金的名單中，有許多人已經超過兩三百歲，這些人難道像吸血鬼電影中那些長生不死的存在嗎？
馬斯克團隊的成績提高了川普總統民意支持度，狠狠打了對手民主黨的耳光，但因為打算繼續擴大檢查更多部門、更深挖多年的帳目，也讓許多同是共和黨的政治人物惴惴不安，害怕被連帶的查到以前共和黨主政時，同樣發生的一些浪費情況。所以這場查帳到底會多廣多深，是否都只有針對民主黨人的追查，讓很多美國人拭目以待。
這場查帳風波的影響不僅限於美國境內，遠在太平洋彼端的台灣，許多企業家也津津樂道這個團隊的查帳能力，雖然他們的年齡是十九歲到廿五歲，沒有突出的財務背景，但是應用了某些科技工具後，卻能做到現有的會計師或是稽核人員無法做到的查帳成績。大家好奇他們使用的是甚麼科技工具？是否將成為一種商業服務，讓台灣的企業聘請過來幫忙查帳？
私人企業的老闆對於金錢浪費、濫用和貪汙欺詐的容忍度遠較於政府人員低，這跟損失的是誰荷包的錢有關係，而不是考量金錢數額的大小。為了防止金錢的損失，私人企業會限縮各層主管可以批准的金錢數額，並且增加審批流程，但是效果有限，反而拖累了許多經營的效率。例如採購作業變得複雜耗時，讓工廠常常陷入後勤支援不及時的情況。很多企業老闆知道這種弊端，但是長期以來好像也沒有其他方法，因為一旦放鬆管制，光靠稽核人員查帳找出問題的機會是很低的。
現在馬斯克團隊所使用的科技工具無疑給稽核單位提供了重大助力。以前存有壞心思的主管可以透過分散科目做帳和大量文件資料來癱瘓查帳人員，讓查帳工作超出人類腦力和體力負荷而無法順利進行的方法，在科技工具面前卻是能輕易的被彙整、追蹤流向進而發覺其中的不合理現象。所以，將來的主管人員在處理各種預算花費時應該會更嚴謹更守法，企業雖然可能調整各種審核權限加速流程效率，但想做出大幅調整來符合企業的實際需求卻還欠缺許多條件。
因為目前馬斯克團隊的成績是找出弊案和不合理的花費，讓帳目流向變得透明可追查，但是尚未顯示讓人類在批准各種預算時，可以做出最佳決策的工具，所以仍需靠各種審核流程來把關決策品質。而想要減少審核關卡，主要是靠提升相關人員的素質，包括決定預算資源如何使用、提出預算需求、金錢審查、帳目核銷和拾遺補缺的人員。上述的人員大都是主管職位，權責功能或是主管訓練中常有對金錢運用的明確說明，但是提出預算需求和最後拾遺補缺的人員卻較少人注意，忽略了這些人對減少金錢浪費的貢獻。
1.提出預算需求的人如果能有作業基礎成本制度（Activity-Based Costing, ABC）的觀念，每次編列預算時，不是直接抄過去的花費項目，而是重新分析所需要的各種作業（活動）來估算成本費用，最終將獲得更準確的預算估計，甚至發現許多無效活動。例如：透過活動分析，可以找到高成本、低效率的環節，進行改進或削減成本。
2.而最後拾遺補缺的人員指的是一般員工，這些人透過持續改善活動的引導，可以替企業找出各種浪費和不適當的地方，反饋給主管做決策時參考。這類的改善活動有6S活動、提案改善活動和精實管理活動等。例如有些企業以往都是編列預算請廢物清理公司來載走工廠內淘汰的機器設備，但是當某員工透過提案改善活動，建議這些設備可以直接連絡舊貨商來投標購買時，企業不僅不再需要編列預算處理廢機器，反而可以賣給舊貨商賺上一筆錢。
結語:
錢是拿來用的，要創造價值而不是只想減少使用。如何使用才是最正確、最合理的方式，牽涉了複雜的管理理論和個人價值觀。但是主管在處理這些預算的決策時，除了管理知識和價值觀所形成的管理能力外，還應該有最基本的職業道德。我相信多數的主管不是貪汙欺詐的人，但是卻不能不懷疑許多人是裝作不知情而無作為，他們通常只是堅持不同流合汙，但不敢去阻止甚至揭開內幕。經營者如果想解決這些問題，光靠科技工具來抓弊案是亡羊補牢的工作，最重要的還是得從企業文化塑造做起，並透過改善活動，讓所有員工都參與到監督和提供建議的環節中。